Comenzamos con esta entrada una nueva sección en Legaltechies Academy en la que cada semana daremos consejos, trucos y pautas a seguir en el entorno de Office 365 pero únicamente enfocados en el sector legal.
El conjunto de aplicaciones que incluye Microsoft en Office 365 es muy amplio y permite hacer desde cosas muy sencillas a otras muy complejas. Además, el entorno de Office 365 es con diferencia el paquete de ofimática más usado por la abogacía, con porcentajes que oscilan sobre el 70 – 75%, y la gran mayoría de herramientas Legaltech se integran con él.
Por tanto, es la base desde la que casi todos los abogados que quieran usar tecnología van a comenzar. Por ello esta iniciativa.
De esa forma, cada semana de forma breve y al grano destacaremos un conjunto de trucos o consejos útiles para poner en práctica al usar su amplio conjunto de aplicaciones, desde Word a Excel, pasando por Powerpoint, Outlook, OneDrive o Teams, llegando a temas más complejos como SharePoint o Power Automate o incluso extensiones de aplicaciones del mundo Legaltech, entre otras.
Dicho esto, vamos con el primero, ¿qué podemos hacer para reforzar la confidencialidad de un documento creado en Word?
1.- Proteger el documento con una contraseña
Disponible en Windows, MacOS y Web, esta opción permite cifrar con una contraseña de hasta 15 caracteres el documento.
Por ejemplo, en Mac hay que ir primero a la pestaña Revisar -> Proteger documento. Luego indicar la contraseña y darle a Aceptar.
Además, se pueden proteger también mediante contraseña las opciones de edición, comentarios y demás. Sin olvidar la opción de eliminar la información personal del documento.
Importante, si se olvida la contraseña ésta no podrá recuperarse y el documento quedará inaccesible. Para evitar eso debe usarse DocRecrypt, pero debe estar instalado antes de aplicar la contraseña.
2.- Eliminar metadatos de un documento
Todos los documentos creados en Word contienen metadatos. Es decir, datos de datos que nos indican quién creó el documento, qué día, a qué hora, cuántas personas intervinieron, el número de revisiones, los comentarios realizados, el servidor en el que se almacenaban los cambios realizados y tantos otros.
En un documento legal eso puede llegar a ser muy relevante, por tanto puede ser buena idea eliminar esos metadatos antes de compartir la versión final del escrito, contrato o informe.
Esta opción solo está presente en Windows, siendo la opción comentada antes de eliminar información personal en Mac, una versión muy reducida de esta funcionalidad en ese sistema operativo.
Antes de usar esta función, lo correcto sería hacer una copia del mismo, de modo que sea ésta en la que eliminaremos los metadatos y nos quedemos la original con todo intacto.
En esa copia, iremos a Archivo -> Información -> Comprobar si si hay problemas -> Inspeccionar si hay documento
En el cuadro de diálogo que aparecerá, Inspector de documento, activamos las casillas del tipo de contenido oculto que deseamos inspeccionar, hacemos clic en Inspeccionar, revisamos los resultados y damos a Quitar todo en el tipo de contenido oculto que nos interese eliminar.
Para más detalles sobre qué implica cada contenido, cómo eliminar metadatos en otras aplicaciones y demás, podéis consultar la ayuda de Microsoft.
Con esto llegamos al final de esta primera entrega.
Recordad que en Legaltechies Academy podéis acceder a nuestros cursos sobre el uso de tecnología y la transformación digital de vuestro despacho o asesoría legal.
Para cualquier consulta, podéis contactarnos en hola@legaltechies.es
¡Hasta la próxima semana!
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