Office 365 para abogados: cómo bloquear la edición de un contrato en Word

Explicamos cómo impedir que un contrato sea editado en Word

Redactar contratos es una de las prácticas más comunes dentro de la abogacía. De hecho, según algunos estudios, en términos generales los abogados pueden llegar a dedicar más de dos tercios de su tiempo a la redacción y revisión de contratos (aunque obviamente eso al final depende mucho del día a día de cada profesional).

Sea como sea, una vez que un contrato está redactado normalmente requiere ser revisado o comentando por terceros (otros profesionales de la firma, clientes o colaboradores, por ejemplo). Pero y si queremos que esa revisión no implique la modificación del documento original, ¿cómo podemos hacerlo?

En este caso son varias las opciones, vamos a destacar tres:

1.- Marcar como final

Ésta es una opción algo extrema y en ella vamos a indicar que el documento, (también puede ser una hoja de cálculo o presentación de PowerPoint), es la versión definitiva. Con ello se impide su escritura, edición o marcas de revisión y queda solo en modo lectura.

Para ello hay que ir a: Archivo -> Información -> Proteger -> Marcar como final.

En Mac la ruta es ligeramente distinta: Revisar -> Proteger -> Proteger documento -> Proteger documento para -> Solo lectura.

2.- Restringir la edición

Esta opción es más flexible en Windows que en Mac, donde solo puede protegerse el documento frente a comentarios o marcas de revisión en la ruta Revisar -> Proteger -> Proteger documento.

Mientras tanto, en Windows la ruta es Revisar -> Proteger -> Restringir edición. Desde allí se puede marcar un documento como de solo lectura y seguir permitiendo cambios en partes seleccionadas (una página, un párrafo o una frase). Además, estas partes no restringidas pueden estar disponibles para cualquier persona o para perfiles concretos.

3.- Compartir online solo en modo revisión

En este caso vamos a compartir online nuestro documento mediante OneDrive, de modo que lo que enviaremos será un enlace al contrato y antes de eso habremos impedido la posibilidad de revisar el documento, permitiendo únicamente dejar comentarios.

Para ello, y en la parte superior derecha de nuestro documento de Word, haremos clic en «Compartir» e indicaremos que el mismo se guarde en OneDrive.

Una vez hecho eso, si volvemos a clicar en «Compartir», podremos indicar para quién queremos que funcione el enlace (por ejemplo, cualquier que lo tenga).

Posteriormente, seleccionarmos «Permitir la edición» y «Solo abrir en modo revisión». De ese modo, quien reciba el contrato online únicamente podrá dejar comentarios, pero no editar el contenido.

Con esto llegamos al final de esta entrega.

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¡Hasta la próxima entrega!

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