Office 365 para abogados: cómo automatizar la agenda con Microsoft Bookings

Explicamos cómo simplificar al máximo la gestión de la agenda con tecnología

La organización de la agenda es una de las microtareas a las que más tiempo dedicamos en un año los abogados, aunque normalmente no nos damos cuenta.

Por ejemplo, alguien nos pide una cita, entonces le ofrecemos unos días y horas. La persona nos responde indicando que le va bien una de ellas… o que ninguna de esas fechas le encaja. En ese momento nos ofrece sus alternativas. De modo que ahora somos nosotros los que debemos responder…

Y de esa forma comienza un círculo vicioso que en ocasiones puede alargarse más de lo deseable.

Si esa tarea solo la hiciéramos unas pocas veces al año, sería un mal soportable. Pero lo hacemos centenares de veces al año (con videoconferencias incluso más).

Este problema normalmente se ha resuelto incorporando personas para gestionar esa tarea (secretarios/as), pero no todo el mundo puede permitirse eso.

Es aquí cuando la tecnología puede ayudarnos y en realidad podemos automatizar casi al completo el proceso de agendar reuniones.

Veamos cómo hacerlo con Office 365 y su herramienta Microsoft Bookings.

En primer lugar, para tener acceso a Microsoft Bookings hace falta disponer de la versión más económica de Office/Microsoft 365 para empresas (algo más de 6€ al mes por usuario).

Eso significa que la licencia de Office 365 incluida en España con los correos corporativos de los colegios de abogados, NO INCLUYE esta aplicación.

Aclarado eso, indicar que Microsoft Bookings es una aplicación para facilitar la programación y la administración de citas vía web o móvil, integrándose con Outlook para optimizar el calendario y agendar reuniones presenciales u online.

En su momento creamos un vídeo tutorial que explicaba paso a paso cómo comenzar a usarlo, y que podéis ver aquí:

Por tanto, lo que se hace con Microsoft Bookings es hacer pública la disponibilidad de nuestra agenda. De esa forma, a quien nos solicita una cita le enviamos un enlace a la página de MS Bookings, que incluirá un calendario con nuestra disponibilidad y un formulario para reserva.

Esa disponibilidad la hemos definido nosotros previamente al crear la página (tanto los días como las horas durante las que pueden reservarse citas), y ahí el usuario elegirá el día y hora que mejor le encaje. El usuario podrá indicar: su nombre, conocer el precio de la consulta por adelantado (si queremos), explicar brevemente de qué trata la consulta, con quién quiere hablar (si hemos dado la opción) y finalmente elegir el día y hora deseado.

Si la reunión es presencial, se indicará el lugar de la misma en el mail de autorespuesta que reciba. Si es online, se enviará automáticamente el enlace a MS Teams.

Todo ello quedará registrado en nuestro calendario, Outlook recibirá el correspondiente aviso y recordatorio (igual que el correo del cliente) y si la reunión debiera ser cancelada o modificada, desde la reserva original cualquiera de las dos partes podrá hacerlo.

De esa forma, algo que requeriría el envío de múltiples emails o mensajes, se resuelve con el envío de uno (o ni eso, si uno comparte ese enlace en su web, red social o pie de página del correo electrónico).

La explicación más detallada sobre los pasos a seguir para crear la página de reserva de cita, que no lleva más de 35-40 minutos, se puede encontrar aquí.

Con esto llegamos al final de esta entrega.

Si queréis profundizar en estas cuestiones, recordad que en Legaltechies Academy estamos creando varios cursos sobre la materia, desde 10 automatismos básicos en Office 365 para el sector legal a Introducción a SharePoint para abogados, junto a otros cursos relacionados que puedan resultar útiles en cuanto al uso de tecnología y la transformación digital de vuestro despacho o asesoría legal.

Para cualquier consulta, podéis contactarnos en hola@legaltechies.es

¡Hasta la próxima semana!

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