3 consejos básicos para programar Gmail y sacarle más partido

Herramientas para configurar Gmail cuando no estas disponible.

Hoy vamos a explicar algunas herramientas que permiten programar y configurar Gmail para que no tengamos que revisar la bandeja de entrada tan a menudo, por ejemplo cuando estamos de vacaciones.

Sin duda el correo electrónico es uno de los grandes aliados de los abogados. Nos permite intercambiar documentos, enviar contratos, fijar reuniones, mantener negociaciones etc. Aunque de vez en cuando se convierte en una “relación tóxica”. 

¿Tenemos que revisar el correo electrónico cuando estamos de vacaciones o enfermos? ¿Qué ocurre con esos mensajes que llegan, si nadie los revisa? ¿Cómo le digo a los clientes que no estoy disponible? ¿Y si teletrabajamos o tenemos un horario flexible? ¿Debo revisarlos y responder a cualquier hora?

Seguramente nos ha pasado a todos. Nos gustaría tener algún día libre o determinadas circunstancias nos impiden trabajar determinado día o determinada franja horaria, pero vivimos con el miedo a que “se nos pase” un correo importante y acabamos “esclavizados” a esa rutina de consultar la bandeja de entrada 50 veces al día.

Sin embargo, los distintos gestores de correo electrónico ofrecen varias soluciones que nos pueden ayudar.

1.- Programar una respuesta automática

Dentro de los ajustes de Gmail, en el apartado configuración general podemos encontrar la forma de establecer una respuesta automática a aquellos mensajes que nos lleguen durante un periodo determinado.

Este tipo de configuración nos puede permitir comunicar a todo el mundo que durante ese plazo no vamos a poder atenderle como en otras ocasiones. Aunque bien podemos añadir formas de contacto para cuestiones urgentes (por ejemplo plazos procesales) o la forma de contacto de algún compañero a quien puedan dirigirse.

En cuanto al contenido y tono de la respuesta, como es lógico ,debe ser coherente con la cultura de tu empresa ( formal, cercana, divertida…) y tu relación con los clientes y compañeros. 

2.- Reenviar o redirigir e-mails

Aunque la anterior posibilidad puede satisfacer parte de la necesidad, pronto queda claro que no es perfecta. Podemos perder algún posible cliente que decida acudir a quien sí esté disponible, no enterarnos de algún plazo procesal salvo que demos nuestro número de teléfono particular etc.

Para ello, otra opción que puede unirse a la anterior es reenviar o redirigir los e-mails que nos lleguen, a un compañero o persona de confianza que pueda asumir los distintos correos/asuntos que nos lleguen. 

Así la primera respuesta automática servirá para explicar nuestra ausencia y avisar al remitente de que un compañero se pondrá en contacto con él para atenderle.

En cuanto a “reenviar” o “redirigir” los mensajes, debemos recordar que aunque a veces se usan como sinónimos, en realidad, no es lo mismo. 

Cuando se reenvía un mensaje en realidad se modifica ligeramente la estructura del contenido ya que en el cuerpo y en el asunto se incluye “que ha pasado a través de otra persona”. Mientras que al redirigir el mensaje no se modifica nada y “parece” que el mensaje haya sido enviado directamente por el remitente original.

Puede parecer una cuestión baladí, aunque si optamos por “redirigir” facilitamos la respuesta a quien hayamos delegado nuestro trabajo. 

Por otro lado debemos tener en cuenta que la función “redirigir” debe ser habilitada por parte del administrador de la cuenta de Google Workspace de tu empresa o despacho, mientras que la de “reenviar” viene habilitada por defecto y se podrá usar que expresamente se haya inhabilitado. 

Para habilitarlo debemos hacer lo siguiente: 

En la consola de administración, se debe ir a Menú y de ahí a Aplicaciones Google Workspace Gmail Enrutamiento.

Una vez ahí, debemos elegir el tipo de configuración que queremos. Por ejemplo seleccionar mensajes entrantes, añadir destinatario, añadir nuevo asunto etc.

Para habilitar o deshabilitar los reenvíos, Menú y de ahí a Aplicaciones Google Workspace Gmail Acceso de usuario final y su configuración la haremos dentro del propio Gmail en la sección de ajustes.

Debiendo únicamente tener en cuenta que se enviará un primer email a la dirección de reenvío que elijamos para que confirme que acepta dicho reenvío.

3.- Programar e-mails.

Por otro lado, si lo que queremos es que determinados correos electrónicos se envíen durante el periódo en que vamos a estar ausentes o si es que trabajamos en una franja horaria distinta a la de nuestros compañeros o clientes, la mejor opción es dejar programados aquellos correos que deseemos.

Para programar el envío de un correo electrónico en Gmail lo que debemos hacer sencillamente redactarlo con normalidad, rellenando los campos como si de un envío normal se tratara pero en lugar de darle a “Enviar”, clicar en la flecha lateral y elegir “programar envío

Con ello podremos seleccionar el día y hora a la que se enviará nuestro correo electrónico a esa determinada persona.

Debemos tener cuidado con qué mensajes programamos pues bien pudiera darse la circunstancia de que el receptor del mensaje nos escriba con anterioridad (por ese u otro motivo) a la fecha en la que hemos programado nuestra comunicación. De este modo, aconsejamos usar esta opción con cautela, seleccionando los destinatarios y asuntos de tal modo que no resulte probable que durante el periodo de espera se reciban correos sobre ese tema. 

En todo caso es bueno tener en cuenta que los mensajes “programados” aparecerán en una pestaña propia dentro de Gmail donde podremos posponerlos o bien cancelarlos, en cuyo caso pasarán al apartado “borradores” para que realices los cambios que entiendas necesarios.

Esperamos que el artículo haya sido de ayuda, podéis ampliar detalles en los siguientes enlaces:

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¡Hasta la próxima!

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